Managerul comunică în scris atunci când transmite subordonaţilor, şefilor şi colaboratorilor note interne, indicaţii, decizii, rapoarte de lucru, planuri, memorii.
Comunicarea scrisă este adecvată când informaţii identice trebuie transmise unui număr mare de persoane sau când situaţiile impun înregistrarea informaţiilor comunicate.
Forma scrisă a comunicării este indicată pentru că:
- permite alegerea atentă a cuvintelor;
- oferă timp pentru gândire şi argumentare;
- asigură claritate şi concizie;
- poate fi o dovadă imbatabilă;
- scuteşte de prezenţă un număr ridicat de persoane.
Din păcate, şi nu credem că este cazul firmei în care lucrezi, există o mulţime de grupuri de muncă în care domină „mitul hârtiei”, ceea ce face ca această formă de comunicare să fie extrem de scumpă. Numeroase studii arată că circa 75% din documentele care circulă într-o firmă sunt adresate unei singure persoane şi doar 10-15% vizează două persoane. Totuşi, pentru transmiterea rapoartelor, nu putem evita comunicarea scrisă. Pentru a întocmi un raport corect, ţine cont de următoarele recomandări:
- citeşte orice ai scris şi notează schimbările care trebuie făcute, îmbunătăţind linia raportului;
- nu amesteca numerele scrise sub formă de cifre cu cele scrise sub formă de cuvinte;
- graficele sunt mai sugestive decât textul – deci pot fi utilizate cât mai des;
- foloseşte propoziţii simple şi cuvinte scurte;
- evită repetarea textului;
- înainte de a-l finaliza, dă raportul unor colaboratori pentru a-l citi şi face observaţii.
Dacă vrei să transmiţi emoţii, sentimente şi vrei să fii mai convingător, nu face apel la comunicarea scrisă pentru că este depersonalizată, rece şi are un caracter puternic formalizat.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu